MODEL SISTEM
UMUM PERUSAHAAN
Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana
penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan
oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di
perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa
depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik
dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer
dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.
Ø Jenis-jenis Model
1.
Model Fisik
Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi.
Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya seperti boneka,
mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb
2.
Model Naratif
Model yang menjelaskan entity secara tertulis / lisan.
Model ini digunakan sehari-hari seperti penjelasan tertulis komputer,
penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
3.
Model Grafis
Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis,
simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif seperti laporan-laporan,
alat pemecahan atau analisis masalah seperti flowchart, DFD.
4.
Model Matematis
Model Matematis digunakan dalam pembuatan model
bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak
model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari
pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan tinggi. Sebagai
contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (titik impas)
adalah BEP = TFC / P – C
Ket:
BEP : Break Event Point
TFC : Total Fixed Cost
P : Price
C : Cost
Ø Model Sistem Umum
Sistem Fisik
:
Sistem fisik
perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber
daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi,
dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena
itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan
dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
1.
Arus Material
Material - material input diterima dari pemasok bahan
baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampai
dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam
aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material yang sekarang
sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada
para pelanggan.
2.
Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai
berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing.
Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian
ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang
tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung
maupun tidak. Sebagian pegawai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja.
Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah
memproses pemberhentiannya dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.
3.
Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada
di perusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga atau sampai dua puluh tahun
atau lebih. Namun akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam
bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
4.
Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari para pemilik yang
menyediakan modal investasi dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan
pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan yang memberikn
pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah yang menyediakan uang
dalam bentuk pinjaman dan bantuan.
Ø Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan
Ada dua
macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang
tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat
menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil
bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol
kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang
menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan
apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.
1.
Sistem Simpul Terbuka
Jika sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau
mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari
sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh
yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang
kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin
memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan
sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit
perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem
terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka
dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas
kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya.
Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).
2.
Sistem Simpul Tertutup
Merupakan sistem yang mempunyai simpul feedback dan
mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan
diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan setting yang
diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan. Simpul
feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan.
Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam
sistem fisik.
3.
Kontrol Manajemen
Manajemen menerima informasi yang menjelaskan output
sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu
mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya.
Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa
jenis output, maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol
sistem. Laporan penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap
selama perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk
magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir
bulan.
4.
Pemroses Informasi
Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses
informasi adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya
dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut
hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan
metode manual.
Ø Penggunaan Model Sistem
Arus bahan
melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti
yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu
mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam
pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan
organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk
menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan
memberikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis
organisasi.
1.
Supermarket
Semua sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari
supermarket. Arus utama adalah bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang
dijual. Arus personel terdiri dari manajer toko, klerk bagian checkout, klerk
bagian stok, dan sebagainya, yang diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu,
dan akhirnya keluar. Hanya ada beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket.
Mesin pembaca kode jenis barang pada counter checkout yang sering kita jumpai.
Namun ada juga mesin yang lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada
dalam kantor. Kita bisa memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari
es, kotak (lemari) display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual.
Arus uang kedalam supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya
terutama untuk pembayaran kepada pemasok barang. Proses transformasi dalam
supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan penyusunan item
(barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan sayur-sayuran dan
buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging, mungkin pembakaran
roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang membuat produk
menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap transformasi. Elemen
manajemen dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer.
Pemroses informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area
pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode
jenis barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket
tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol
mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari
berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan
menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik
penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh
kantor pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen toko (supermarket) mengontrol sistem fisik
dalam beberapa tingkat dengan melakukan pengamatan. Manajer selalu berada di
tempat dan dapat merespon terhadap situasi tertentu situasi tertentu. Namun
demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu
memberikan informasi. Standart memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan
tingkat penampilan yang akan dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan
pemroses informasinya untuk memonitor penampilan yang sebenarnya, dan
membandingkannya dengan standart. Manajer menerima laporan yang menunjukkan
item mana yang laku keras dan mana yang tidak. Manajer merespon gambaran ini
dengan mengambil tindakan, seperti mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian
kembali ke rak, menjalankan strategi obral, dan menambah brosur dan display
untuk promosi. Laporan tersebut dapat juga menunjukkan waktu selama sehari dan
hari selama seminggu, mengenai kapan dicapai penjualan tertinggi dan yang
terendah. Informasi ini berguna untuk memperkerjakan dan menjadwal kerja
karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan yang dibutuhkan untuk para pembeli.
Manajer menggunakan informasi dari pemroses informasi, ditambah dengan
standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, sehingga
supermarket seterusnya akan berjalan untuk mencapai tujuannya.
2.
Lembaga Bantuan Hukum
Ada banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan
hukum dan supermarket. Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah
kecil orang-orang profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan
(berijasah) untuk melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada
aktivitas mental dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melalui
lembaga ini sangat sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping,
seperti bloknote resmi dan pensil. Walaupun dengan perbedaan yang mendasar ini,
lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti
yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga bantuan hukum adalah sistem
fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar, kontrol dilakukan oleh
beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama partner tersebut
adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan untuk mencapai tujuannya. Tujuan
lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak spesifik seperti halnya supermarket.
Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau menentukan untuk menangani sejumlah kasus
tertentu atau memenangkan sejumlah perkara tertentu di pengadilan. Namun
demikian, kita anggap bahwa untuk kelangsungan operasi diperlukan dana. Proses
transformasi pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah
(klien yang mempunyai masalah dengan hukum)
menjadi produk akhir (klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi
ini dilakukan oleh pengacara yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di
lembaga tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber
yang paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak
rak yang dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara akan
memberitahu anda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun
pada pengetahuannya untuk mencari bahan dalam buku tersebut. Beberapa lembaga
bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum
karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output
ditampilkan pada layar atau dicetak. Walaupun mungkin tidak ada standart
formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang dibutuhkan, agar
lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif tidak dapat
dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika hanya ada
sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga kehilangan banyak
kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan, pengacara yang sudah
ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat dipekerjakan sebagai
pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan sebagainya. Model umum
memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang
baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
Ø Perusahaan
Manufaktur PT. Herdex Sejahtera
Persaingan yang semakin ketat pada industri furniture, menuntut setiap
perusahaan yang bergerak pada industri ini untuk selalu mempertahankan bahkan
meningkatkan kualitas produknya. Hal ini dilakukan pula oeh PT. Herdex
Sejahtera dengan berupaya menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam
proses produksinya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan
serta keinginan konsumen. Saat ini PT Herdex Sejahtera memiliki sistem
pengendalian kualitas, yang secara terus menerus dilakukan terhadap produk yang
dihasilkannya. Pengendalian kualitas yang dilakukan PT. Herdex Sejahtera
tersebut dilakukan dari mulai penerimaan bahan baku yang dipergunakan sampai
dengan produk jadi.
Tujuan perusahaan melakukan pengendalian kualitas dalam proses produksi
furniture ini yaitu untuk menunjang tercapainya visi dan misi dari PT. Herdex
Sejahtera yang menyediakan dan memenuhi kebutuhan furniture rumah dan
perkantoran dengan perlengkapan yang menjamin kualitas sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam upaya
memberikan kepuasan kepada konsumennya dalam mempergunakan produk furniture.
PT. Herdex Sejahtera mengharapkan konsumen-konsumenya memperoleh kepuasan
terhadap produk-produk yang dipergunakan, sehingga diharapkan konsumen
melakukan pembelian ulang atau melakukan pembelian terhadap produk-produk
lainnya, yang pada akhirnya PT.Herdex Sejahtera dapat menguasai pangsa pasar
lebih luas lagi.
PT. Herdex Sejahtera membagi hasil produksinya menjadi 2 kategori yaitu
furniture dan asesoris. Pt Herdex Sejahtera mempunyai sistem produksi yaitu
input, proses dan output, sehingga pengendalian kualitas dalam sistem produksi
yang dilakukan pt herdex sejahtera tdd tiga tahapan :
1.
Pengendalian pada kualitas bahan baku
(Input)
Pengendalian kualitas pada input
dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap bahan baku tang
digunakan daam proses produksi. Penggunaan bahan baku merupakan salah satu
faktor utama yang mempengaruhi proses produksi, dan pada akhirnya berpengaruh
juga terhadap kualitas produk yang dihasilkan. Apabila bahan baku yang
digunakan memiliki kualitas yang baik atau memenuhi standar maka barang yang
dihasilkan akan memiliki kualitas yang baik juga. Bahan baku yang digunakan oleh PT. Herdex Sejahtera ini dikategorikan
kedalam dua jenis bahan baku berupa Bahan Baku Utama, yaitu kayu jenis Pertikel
Board (Germany) dengan ukuran 150 x 250 cm, dengan ketebalan 3cm dan 1,8cm.
Bahan Baku Pembantu, yaitu Melamine Face Chipboard sebagai bahan laminated.
Pengendalian kualitas bahan baku yang diterapkan meliputi proses pengangkutan,
penyimpanan dan pengiriman ke lantai produksi, dimana bahan baku yang akan
dioah terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan kualitas bahan baku. Berdasarkan
hasil pemeriksaan tersebut untuk memastikan bahwa kualitas bahan baku baik
bahan baku utama maupun bahan pembantu tersebut sesuai dengan standar dalam
kualitas permukaannya maka dilakukan pemeriksaan terhadap ukuran bahan baku
yang digunakan tersebut. Pemeriksaan
kualitas bahan baku dilakukan yaitu pada saat suplier bahan baku mengirim bahan
pesanan untuk disimpan dalam gudang. Ketika bahan baku datang dari supplier
pemeriksaan terhadap bahan baku tersbut dilakukan melalui beberapa tahapan, hl
ini dilakukan untuk mengetahui kualitas bahan baku yang akan disimpan digudang.
Pemeriksaan tersebut terdiri dari jumlah pesana, ukuran, ketebalan dan
permukaan disesuaikan dengan pesanan. Setelah bahan baku dilakukan pemeriksaan dan disesuaikan dengan standar
perusahaan maka bahan baku diakatakan siap untuk digunakan dalam proses
produksi, selanjutnya bahan baku yang dikatakan lolos pemeriksaan disimpan
digudang dan siap untuk proses produksi.
2.
Pengendalian pada kualitas
proses produksi (Process)
Pengendalian kualitas pada process
dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap proses produksi
yang terdiri dari proses pemotongan (cutting) dan proses aminasi (laminated).
Kualitas kedua proses produksi ini merupakan salah satu faktor utama yang
mempengaruhi kualitas hasil produk yang dihasilkan. Apabila proses pemotongan
dan laminasi yang dilakukan memiliki kualitas yg kurang baik atau tidak
memenuhi standar maka barang yg dihasilkan akan memiliki kualitas yg kurang
baik juga, bahkan termasuk kategori produk cacat yang tidak dapat
digunakan/dipasarkan. Pengendalian kualitas proses produksi ini dilakukan setelah prose
pemotongan dan proses laminasi saja. Jadi dalam setiap tahapan proses diartikan
berjalan seperti biasa dan bila terdapat mesin yang rusak pada saat proses
produksi maka baru dilakukan pengecekkan. Agar didalam proses produksi tidak
menimbulkan produk cacat. Apabila ditemukan penyimpangan didalam proses
penngemasan, maka karyawan atau operator yg bertanggung jawab terhadap
penyimpangan tersebut segera melaporkan kepada manajer produksi. Bahan baku yang masuk ke proses
produksi, sebelum dilakukan pemotongan terlebih dahulu dilakukan pelumasan dies
(cetakan) pada Machine Robotic. Kemudian operator mesin, memasukkan bahan baku
pada mesin pemotong ini dilakukan dengan memeriksa kualitas hasil pemotongan. Apabila kualitas hasil
pemotongan tidak sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan
reproses menjadi bahan baku untuk ukuran produk yg lebih kecil. Namun apabila
kualitas hasil pemotongan sudah sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian
dilakukan proses laminated atau pembentukan tepian (penyatuan cetakan).
Pengendaian kualitas pada proses produksi dilakukan pula setelah proses
laminated dilakukan. Apabila kualitas hasil laminated tidak baik, maka
dilakukan reproses dengan melakukan laminated atau penyatuan cetakan ulang.
3.
Pengendalian pada kualitas hasil
produk (Output)
Pengendalian kualitas hasil produksi
ini dilakukan melalui kegiatan Inspection (pemeriksaan) yg dilakukan secara
fisik yaitu mengenai penyambungan permukaan meja dengan kaki meja serta dalam
hal pengemasan produk akhir. Berikut ini merupakan beberapa cara yg dilakukan
oleh PT. Herdex Sejahtera dalam rangka melakukan pengendalian kualitas terhadap
produk jadi, antara lain :
·
Apabila hasil produksi terhadap
produk cacat, dengan tingkat kecacatan yang tinggi maka produk tersebut akan
dibuang.
·
Apabila tingkat kecacatan pada produk
dapat diatasi maka dilakukan perbaikan sesuai dengan cacatnya.
·
Setiap produk yg telah lulus
pemeriksaan, akan dikumpulkan digudang untuk kemudian dikirimkan ke konsumen.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar